DASAR DASAR ORGANISASI DAN MANAGEMENT

DASAR DASAR ORGANISASI DAN MANAGEMENT

A. DASAR – DASAR ORGANISASI
1. Pengertian
Istilah Organisasi berasal dari Bahasa Yunani yaitu ( Organon ) yang berarti alat / perkakas, sedangkan menurut definisi organisasi adalah suatu kesatuan social dari sekelompok individu, yang saling berinteraksi menurut suatu pola yang terstruktur dengan cara tertentu sehingga setiap anggota organisasi mempunyai tugas dan fungsinya masing – masing, dan sebagai suatu kesatuan yang mempunyai tujuan tertentu dan juga mempunyai batas – batas yang jelas sehingga organisasi dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya.

2. Prinsip – prinsip organisasi
Secara umum prinsip – prinsip yang harus diikuti dalam membentuk organisasi menurut F W Harris adalah :
a. The Principle of Objective ( mempunyai tujuan yang jelas )
b. The Principle of Functional Organization ( mempunyai fungsi utama )
c. The Principle of Balance ( keseimbangan wewenang dan tanggungjawab )
d. The principle of Spesialization ( pemusatan/spesialisasi aktivitas anggota )
e. The principle of Continuouity ( selalu berkesinambungan )
f. The principle of Flexibility ( Fleksibel dengan keadaan / situasi )
g. The principle of Simplicity ( Rencana yang sederhana dan mudah dipahami)
h. The principle of Unity Command ( Satu komando / instruksi )
i. The principle of Span Control ( penyesuaian dengan kemampuan kontrol )
j. The principle of Supervisory ( mempunyai garis pengawasan yang tegas )
k. The principle of Communication ( hubungan / komunikasi setiap anggota )
l. The principle of Coordination ( tenaga pengikat planning, organizing dan operating )
m. The principle of Effectiveness

3. Type – type organisasi
o Organisasi Formal
Adalah sistem dari pekerjaan, hubungan wewenang, tanggungjawab dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh management agar pekerjaan dapat terselesaikan.
o Organisasi Informal
Adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak ada hubungannya dengan hubungan wewenang formal.

4. Bentuk – bentuk organisasi
Struktur Organisasi adalah susunan sistem hubungan antar posisi – posisi kepemimpinan yang ada dalam suatu organisasi, secara umum bentuk – bentuk organisasi dapat digolongkan kedalam beberapa struktur organisasi, yaitu dengan struktur utama yang terdiri dari :
a. Organisasi Garis atau Militer
Dalam bentuk Organisasi ini, garis kekuasaan atau garis perintah mengalir langsung dari atasan ke berbagai pimpinan di bawahnya, dan pada akhirnya menuju ke para pekerja, pencipta jenis ini adalah Henry Fayol.

b. Organisasi Garis dan Staf
Organisasi ini diciptakan oleh Emerson sehubungan dengan bertambah besarnya perusahaan / organisasi, serta bertambahnya kebutuhan ilmu pengetahuan untuk memecahkan persoalan – persoalan organisasi yang semakin kompleks, maka pejabat operasional membutuhkan orang – orang yang mempunyai keahlian khusus untuk membantunya. Orang – orang tersebut merupakan staf yang tugasnya hanya bersifat pejabat pelaksana, tanpa wewenang untuk memerintah bawahan pejabat operasional yang dibantunya, walaupun menyangkut bidang spesialisasinya.

c. Organisasi Fungsional
Bentuk organisasi ini pertama dikembangkan oleh F W Taylor, untuk mengatasi kesulitan mendapatkan orang – orang yang all around dan berkemampuan tinggi sebagai pimpinan pelaksana dalam organisasi garis. Pada bentuk organisasi ini pekerja – pekerja dipimpin oleh beberapa orang yang masing – masing mempunyai bidang keahlian khusus

d. Organisasi divisional
Dalam bentuk divisional, organisasi ini dibagi kedalam beberapa unit yang agak bebas, setiap unit mempunyai sumber – sumber daya untuk beroprasi secara bebas dari unit lainnya. Divisi – divisi tersebut dapat berdasarkan atas geografis atau hasil produk / pemasaran.

e. Organisasi Matriks
Organisasi matriks digunakan bila suatu struktur proyek ditambahkan pada suatu struktur yang lain. Ini mengakibatkan penarikan para spesialis dari beberapa bagian organisasi yang berbeda untuk bekerja sama pada suatu proyek tertentu. Organisasi matriks tidak mengindahkan Prinsip Kesatuan Komando )

B. DASAR – DASAR MANAGEMENT

PENDAHULUAN

Organisasi didefinisikan sebagai suatu kumpulan orang – orang yang bekerja sama dalam sebuah pembagian kerja guna mencapai tujuan bersama tertentu. Seorang pakar management yang bernama Chester I Bernard berpendapat bahwa Organisasi – organisasi yang merupakan aktivitas – aktivitas terkoordinasi secara sadar dari sistem – sistem sosial atau teknikal antara dua orang atau lebih, harus di manage, agar dapat dicapai sasaran – sasaran untuk jangka waktu tertentu.

Dapat diambil kesimpulan bahwa management merupakan proses pencapaian, penggunaan dan pemanfaatan aneka macam sumber – sumber daya esensial, yang dapat membantu pencapaian sasaran – sasaran tertentu organisasi. Secara konseptual setidaknya ada empat langkah secara berurutan yang dinyatakan orang sebagai proses atau fungsi management yang akan dijelaskan berikut yang dikenal dengan singkatan POAC yaitu Planning, Organizing, Actuating, Controlling.

PROSES MANAGEMENT

1. Planning ( Perencanaan )
Pengertiannya adalah suatu proses dimana seorang atau kelompok memformulasikan serentetan tindakan untuk suatu kegiatan tertentu, dan ditujukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Terdapat tiga ciri aktivitas dari perencanaan yaitu :
o Pemikiran kemasa yang akan datang
o Pengambilan keputusan
o Orientasi pada tujuan
Manfaat dari sebuah perencanaan adalah :
- memberikan gambaran secara menyeluruh dari program / kegiatan yang akan dilaksanakan.
- memberikan arah dari pelaksanaan.
- memperkecil kesalahan / kekeliruan.
- mengkoordinir pelaksanaan.
- Membatasi ruang gerak dan waktu pelaksanaan.
Langkah – langkah dari perencanaan :
- What, adalah upaya mempertanyakan tujuan dan kegiatan yang akan dilaksanakan
- Why, proses mempertanyakan kembali mengapa atas What diambil
- When, tindakan mempertanyakan bilamana diselenggarakannya suatu kegiatan
- Where, tindakan mempertanyakan dimana tempat menyelenggarakannya suatu kegiatan
- Who, tindakan mempertanyakan siapa pelaksananya / human resources
- How, tindakan mempertanyakan kemudian merencanakan dan memutuskan bagaimana metode kerja, controlling, hubungan kerja struktural, biaya, pertanggungjawaban, penilaian.

2. Organizing ( Pengorganisasian )
Organizing berarti tindakan menetapkan hubaungan perlaku efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efektif dan mencapai kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas khusus dalam kondisi-kondisi lingkungan tertentu, dalam upaya mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

3. Actuating ( Penggerakan )
Setelah rencana selesai disusun dan organisasi yang diperlukan dibentuk, begitu pula setelah jabatan-jabatan yang ada terisi, maka organisasi yang bersangkutan siap untuk digerakkan. Secara kiasan seakan-akan organisasi tersebut menunggu orang yang membunyikan lonceng untuk memulai aktivitas-aktivitasnya. Hal ini merupakan tanggung jawab dari seorang manajer/pemimpin dan dilaksanakan melalui fungsi memimpin/membina/mengarahkan aktivitasnya. Hal ini merupakan tanggung jawab dari seorang manajer/pemimpin dan dilaksanakan melalui fungsi memimpin/membina/mengarahkan.

4. Controlling ( Pengawasan )
Pengawasan merupakan suatu fungsi yang melengkapi lingkaran siklus management secara penuh. Ia merupakan suatu mekanisme pengendali yang mengkaitkan semua fungsi – fungsi yang mendahuluinya berupa : pengorganisasian – menempatkan anggota pada posisi – posisi yang ada dalam struktur organisasi – memimpin mereka ke arah tujuan perencanaan. Proses pengawasan menetapkan standar – standar dan kemudian mengukur hasil – hasil yang dicapai berdasarkannya. Tindakan perbaikan dilaksanakan apabila kesenjangan antara apa yang direncanakan dengan apa yang sesungguhnya terjadi dalam kenyataan terlampau besar. Pengawasan dapat dilaksanakan sebelum, sesudah atau pada tahap manapun dalam proses konversi yang berlangsung. Pengawasan kan menjadi sangat efektif apabila ditempatkan secara selektif pada titik – titik kritikal yang menentukan berhasil – gagalnya suatu aktivitas atau proses.

Proses pengawasan :
o tetapkan standar – standar unjuk kerja ( kinerja )
o ukurlah hasil unjuk kerja aktual
o bandingkanlah hasil unjuk kerja aktual dengan standar
o laksanakan tindakan – tindakan perbaikan / korektif

Sistem pengawasan :
- Feed Forward Control ( pengawasan pada saat masukan / awal )
- Concurrent Control ( pengawasan pada saat pekerjaan sedang berlangsung )
- Feed Back Control ( pengawasan pada saat kegiatan / operasi selesai dilaksanakan )

Metode Pengawasan :
- Observasi langsung
- Metode Statistikal
- Metode Laporan


By. kak fatwa